Patientenaufnahme in der Arztpraxis – so klappt die Terminplanung

Die Aufnahme bei einem neuen Hausarzt oder Spezialisten – und generell die Terminvereinbarung – ist damit verbunden, dass Informationen ausgetauscht werden. Für eine Erstaufnahme ist der Prozess der Aufnahme umfangreicher, kennen sich Arzt und Patient, gibt es bereits Routinen. Doch in allen Fällen gilt: Mit ein wenig Vorbereitung läuft die Aufnahme glatter und erfolgreicher für alle Beteiligten.

Was bieten Praxen und Kliniken für eine optimierte Aufnahme an?

Patienten und Patientinnen haben es heutzutage leichter, einen Aufnahmetermin zu vereinbaren und vorzubereiten. Digitale Kanäle, die schon vor Corona bekannt waren, werden seit der Pandemie verstärkt genutzt, weil sie deutlich komfortabler sind. Auch eine Arztpraxis möchte das „Kundenerlebnis“ für die Patienten optimieren.

So verwenden immer mehr Mediziner ein Online-System für die Terminvergabe – man muss sich also nicht mehr ans Telefon hängen, mitunter recht lange, um zum Empfang vorzudringen. Und die Mitarbeiter(innen) in der Praxis haben mehr Zeit für wichtigere Arbeiten.

Auch das Einreichen von Dokumenten, Röntgenaufnahmen und ähnlichen Unterlagen ist in der Regel über ein solches Terminsystem möglich – sofern die Papiere nicht vom erstellenden Spezialisten bereits per E-Mail geschickt wurden.

Das Aufnahmeformular des Arztes ist häufig bereits digital verfügbar – damit entfällt das Ausfüllen in der Praxis und der Mediziner weiß schon im Vorfeld über den Patienten oder die Patientin Bescheid.

Aufnahme in der Praxis: Schritt für Schritt

Noch einmal zusammengefasst – ob digital oder telefonisch vereinbart, steht der Termin dann an, gestalten sich die Abläufe folgendermaßen.

• • Kontakt und Terminvereinbarung
• • Aufsuchen der Praxis und Vorstellen am Empfang
• • Aufnahme in die Patientenkartei – sofern keine digitale Erfassung getätigt wurde
• • Patientenakte und Arztgespräch vermitteln dem Mediziner einen Eindruck vom Gesundheitszustand

Wer sich auf den Arztbesuch vorbereitet, kann sein Anliegen vorbringen, mit dem behandelnden Arzt oder der Ärztin besprechen und nach der Diagnose mit der Therapie beginnen. So weit, so gut – doch um einen solchen glatten Ablauf zu ermöglichen, müssen sich auch Patienten ein wenig vorbereiten.

So wird die Aufnahme in der Arztpraxis zum Erfolg

Was auf den ersten Blick so einfach und übersichtlich klingt, ist die Theorie. In der Praxis wissen Mediziner und deren Beschäftigte, dass Patienten häufig nicht vorbereitet eintreffen. Das wirkt sich auf unterschiedliche Weise aus.

• • Einhaltung von Terminen: Ohne Absage nicht erscheinen oder zu spät kommen bringt die Terminplanung der Praxis durcheinander – und benachteiligt andere Wartende bzw. Personen, die den Termin gern in Anspruch genommen hätten. Das muss nicht sein.
• • Fehlende Unterlagen: Vor allem vergessene oder abgelaufene Versichertenkarten sind Sand im Getriebe, auf das die Beschäftigten am Empfang gern verzichten.
• • Ausfüllen von Formularen: Die Aufnahmeunterlagen können digital oder in der Praxis ausgefüllt werden – die notwendigen Informationen sollten Patienten allerdings auch parat haben. Vor Ort helfen die Mitarbeiter(innen), doch auch hier lässt sich der Ablauf entspannter gestalten, etwa indem man anfragt, welche Patienteninformationen notwendig sind. Sie können zusammengetragen und beim Arztbesuch bereitgehalten werden. Wie wichtig dieser Schritt ist, leuchtet ein, wenn man sich vor Augen hält, dass die hier eingegebenen Informationen die Grundlage späterer Diagnosen darstellen.

Was kann man noch tun?

Die geschilderten Aufnahmeprozesse gehören zu den notwendigen Abläufen – je besser Patienten und Patientinnen hierzu informiert sind, umso positiver wird der erste Besuch in einer neuen Praxis wahrgenommen.

Es gibt allerdings noch einige weitere Hinweise, die den Arztbesuch ergiebiger machen:

• • Dr. Google konsultieren hilft nicht weiter – und Patienten, die den Arzt mit ihren eigenen Diagnosen überfahren, hindern den Fachmann bzw. die Fachfrau an einer eingehenden, sinnvollen Anamnese und Untersuchung.
• • Sich Notizen machen hingegen ist hilfreich. Denn oft vergisst man im Gespräch wichtige Fakten oder Fragen, die man eigentlich hatte stellen wollen und die möglicherweise auch für den Mediziner relevant sind.
• • Die Krankheitsgeschichte in der eigenen Familie kennen trägt dazu bei, dass Probleme früher erkannt und erfolgreicher behandelt werden können. Viele Erkrankungen sind nun einmal auf eine genetische Veranlagung zurückzuführen – wenn sich in der Familie Gefäßerkrankungen, Krebs oder andere gravierende Leiden häufen, sollte der behandelnde Arzt dies erfahren.

Vorbereitung bei der Aufnahme – auch beim Arzt „die halbe Miete“

Die eingehende Vorbereitung bei der Patientenaufnahme lohnt sich – und die notwendigen Vorbereitungen sind nicht sonderlich aufwendig. Dank digitaler Kanäle lässt sich vieles in Ruhe daheim vorbereiten, wo man auch eventuell relevante Unterlagen gleich zur Hand hat.

Sofern Unklarheiten hinsichtlich der Anforderungen bestehen, kann die Rückfrage in der Praxis, telefonisch oder per E-Mail, dies aus der Welt schaffen. Mit vergleichsweise wenig Mühe wird das Arztgespräch und die Untersuchung für alle Beteiligten ergiebiger.

Außerdem benötigt die Patientenaufnahme deutlich weniger Zeit – Zeit, die dann für andere Dinge zur Verfügung steht. Weitere Leistungen, die ebenfalls die eigene Zeitplanung erleichtern, erbringen beispielsweise Ghost writer – akademisch geschulte Experten, die bei wissenschaftlichen und anderen Texten einspringen.